Tietosuojaseloste

11.3.2014

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR Group)

Y-tunnus: 1003521-5

Vilhonkatu 13

PL 488

00101 Helsinki

puh. 0307 10

2. Rekisteriasioita hoitava taho

VR-Yhtymä Oy

Viestintä- ja ympäristöyksikkö

PL 488

00101 Helsinki

3. Rekisterin nimi

VR Groupin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on VR Groupin asiakkaan ja VR Groupin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen, laista johtuviin tehtäviin tai asiakkaan VR Groupille antamaan toimeksiantoon.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

VR Groupin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.

Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen.

Sähköisten palvelukanavien (kuten verkko-, automaatti- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointi palvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

  • nimi
  • yritys
  • asema
  • osoite
  • puhelinnumero(t)
  • sähköpostiosoite
  • Kampanjasivustokohtaiset osallistumis- ja tapahtumasivujen rekisteröitymistiedot, tiedotteiden ja uutiskirjeiden jakeluun tarvittavat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja ei luovuteta VR Groupin tai VR Groupin palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta. Asiakkaiden tietoja voidaan siirtää VR Groupin eri liiketoimintojen postitusrekistereihin.

Asiakastietoja toimitetaan Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain asiakkaan ja VR Groupin välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

7. Evästeiden käyttö

Eväste (cookie) on lyhyt tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin lähettää käyttäjän selaimelle ja joka tallentuu koneen kiintolevylle. VR Group käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palveluiden toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelun käyttöä. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeiden perusteella voidaan selvittää käyttäjiä kiinnostavat tietosisällöt sekä miten ja milloin verkkopalvelua käytetään. Näiden tietojen perusteella verkkopalvelua pyritään kehittämään entistä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi.

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia sivuston palveluita voi käyttää.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

VR Groupin henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR Groupin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR Groupin henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Asiakkailla on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja VR Groupin asiakasrekisteriin on tallennettu. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: Nimi, osoite, yritys, tehtävä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

VR-Yhtymä Oy

Viestintä- ja ympäristöyksikkö / Tarkastuspyyntö 

PL 488

00101 Helsinki

Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti osoitteeseen:

VR-Yhtymä Oy 

Viestintä- ja ympäristöyksikkö

PL 488

00101 Helsinki

Asiakkaan tulee esittää tiedon korjaamiseksi tarpeelliset seikat ja asiakkaan yksilöintiin tarvittavat: Nimi, yritys, tehtävä, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

11. Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi antaa VR:lle sähköisen viestinnän tietosuojalain 26 § mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää VR:ää henkilötietolain 30 § mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. 

Asiakas voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (viestit matkapuhelimeen, sähköposti). Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (puhelin, posti), markkinatutkimuskyselyt sekä matkustamistietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa. 

Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain VR Groupin palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.