VR-KONSERNIN EETTISET TOIMINTAOHJEET (CODE OF CONDUCT)

1. Miksi meillä on eettiset toimintaohjeet?

VR-konserni (”VR”) pyrkii saavuttamaan pitkän aikavälin kannattavuustavoitteensa toimimalla eettisesti ja vastuullisesti. Eettiset toimintaohjeet hyödyttävät sekä VR:ää että sen työntekijöitä ja muita sidosryhmiä.

Toimimalla rehellisesti huolehdimme maineemme säilymisestä hyvänä. Lisäksi varmistamme kiinnostavuutemme työnantajana sekä nykyisten että uusien työntekijöiden näkökulmasta.

Samalla vastaamme eri intressitahojen kuten asiakkaiden, tavaran- ja palveluntoimittajien ja viranomaisten asettamiin odotuksiin. Henkilöstön kannalta ohjeet ovat tärkeitä siksi, että ne luovat yhteisen rehellisyyttä ja vastuullisuutta arvostavan kulttuurin sekä auttavat meitä toimimaan oikein erilaisissa tilanteissa, joita voimme työssämme kohdata.

2. Kenen pitää noudattaa ohjeita?

Nämä toimintaohjeet pohjautuvat VR:n arvoihin, jotka ovat asiakas toiminnan lähtökohtana, turvallisuus ja vastuullisuus, yhdessä tekeminen, uudistuminen, sekä tavoitteellisuus. Ohjeet koskevat tasapuolisesti koko VR:n henkilöstöä ja johtoa, toisin sanoen hallitusta, johtoryhmää, muuta johtoa ja työntekijöitä.

Jokaisen edellytetään kaikessa työssään noudattavan sekä näitä eettisiä toimintaohjeita että muita yhtiössä voimassa olevia ohjeita. Erityisesti esimiesasemassa olevien tulee aktiivisesti ja määrätietoisesti edistää VR:n arvojen ja näiden toimintaohjeiden mukaista yrityskulttuuria.

VR-Yhtymä Oy:n hallitus on hyväksynyt nämä toimintaohjeet ja valvoo niiden noudattamista. Eettisiä toimintaohjeita arvioidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.

3. Miten toimin ongelmatilanteessa?

Rohkaisemme henkilöstöä ilmoittamaan kaikki epäillyt väärinkäytökset ja eettisten toimintaohjeiden rikkomukset. Ohjeiden vastainen toiminta on vakava rikkomus.

Mikäli kysymyksessä on lain rikkominen tai muu toimintaohjeiden vastainen vakava rikkomus, on jokaisella velvollisuus ilmoittaa tällaisista tapauksista.

Asiasta voi ilmoittaa lähimmälle esimiehelle, VR:n lakimiehelle, sisäiselle tarkastukselle (sisainen.tarkastus@vr.fi) tai oman yksikön tai divisioonan HR-päällikölle henkilökohtaisesti, puhelimitse, kirjeitse tai sähköpostitse.

Kaikki vilpittömässä mielessä tehdyt ilmoitukset tutkitaan, ja niiden seurauksena ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. Ilmoituksen tekemisestä ei aiheudu sen tekijälle kielteisiä seurauksia. Ilmoittajan oikeudet ja yksityisyys suojataan asianmukaisesti asian käsittelyn yhteydessä. Toimintaohjeiden rikkomisesta voi seurata kurinpidollisia toimia. VR ei hyväksy epäasiallisten ilmoitusten tekemistä.

4. Liiketoimintaetiikka

Sitoudumme harjoittamaan liiketoimintaamme rehellisesti ja eettisesti hyväksyttävällä tavalla. Noudatamme kaikessa toiminnassamme lakeja ja viranomaismääräyksiä. Mikäli VR:n ulkomaisen tytäryhtiön sijoittumismaassa on tiukemmat säännöt kuin Suomessa, noudatamme sijoittumismaassa niitä.

Jokaisen on työssään tunnettava omiin työtehtäviinsä vaikuttava lainsäädäntö sekä annetut ohjeet ja määräykset. Jokaisen esimiehen vastuulla on varmistaa, että omat alaiset tuntevat säännöt ja noudattavat niitä. On tärkeä ymmärtää, että lakien tai määräysten noudattamatta jättämisellä voi olla vakavia seurauksia sekä juridisesti että maineemme kannalta.

Liiketoimintamme tulee perustua objektiivisuuteen. Meidän tulee välttää tilanteita, joissa henkilökohtaiset etumme olisivat ristiriidassa VR:n etujen kanssa (ks. tarkemmat ohjeet: Lähipiiriohje). Kukaan ei saa pyrkiä hyödyntämään tai auttaa muita hyödyntämään niitä mahdollisuuksia, joita syntyy VR:llä olevien luottamuksellisten tietojen johdosta. On mahdollista, että saamme liiketoiminnassa haltuumme pörssiyhtiöihin liittyvää sisäpiiritietoa. Näissä tilanteissa on noudatettava sisäpiiritietoa koskevaa hyväksikäyttö- ja ilmaisukieltoa.

Emme tarjoa, anna, vaadi tai hyväksy sellaisia lahjoja, maksuja, palveluja tai vieraanvaraisuutta, joiden voitaisiin kohtuudella katsoa vaikuttavan liikesuhteeseen ja jotka ylittävät tavanomaisen vieraanvaraisuuden rajat. Toisena osapuolena voi olla liikekumppani, mahdollinen liikekumppani tai viranomainen (ks. tarkemmat ohjeet: Lahjonnan vastainen ohje).

Emme tue poliittisia puolueita, ehdokkaita tai organisaatioita.

Emme hyväksy epärehellistä kilpailua tai kilpailun estämistä ja noudatamme kaikessa toiminnassamme kilpailulainsäädäntöä (ks. tarkemmat ohjeet: Ohje kilpailulainsäädännön noudattamisesta).

5. Henkilöstö

Sitoudumme noudattamaan ihmisoikeuksia kuten tasa-arvoa ja syrjimättömyyttä.

Tarjoamme jokaiselle yhtäläiset oikeudet ja mahdollisuudet rotuun, sukupuoleen, kansallisuuteen, uskontoon tai muuhun vastaavaan erityispiirteeseen katsomatta.

Emme hyväksy minkäänlaista henkilöstöön kohdistuvaa syrjintää, häirintää tai kiusaamista.

Jokainen henkilöstöön kuuluva on velvollinen toimimaan itse siten tai huolehtimaan siitä, ettei asiakas, työtoveri tai muu henkilö joudu syrjinnän tai muun epäasiallisen kohtelun kohteeksi.

Emme palkkaa henkilöitä, joiden ikä ei täytä paikallisen lain mukaista työntekijän alaikärajaa.

Kunnioitamme henkilöstön oikeutta muodostaa ammattiyhdistyksiä tai liittyä niihin.

6. Turvallisuus

Turvallisuus on VR:llä aina etusijalla, eikä sitä saa vaarantaa missään tilanteessa.

Pyrimme kaikessa toiminnassamme edistämään hyvää turvallisuutta ja ennaltaehkäisemään onnettomuuksia ja tapaturmia. Jokainen on velvollinen omassa toiminnassaan noudattamaan annettuja turvallisuusohjeita.

7. Ympäristö

Olemme sitoutuneet vastuulliseen toimintaan ja huomioimme ympäristönäkökohdat liiketoimintapäätöksissämme. Olemme ympäristöasiat huomioon ottava yhtiö yritysilmettä myöten. Toiminnassamme yleisesti ja erityisesti hankinnoissa otamme huomioon tuotteen koko elinkaaren ja sen vaikutuksen ympäristöön. Pyrimme ohjaamaan hankintoja VR:n ympäristölupaukset huomioon ottaen sellaisiin tuotteisiin ja palveluihin, jotka kuormittavat ympäristöä mahdollisimman vähän.

8. Tietosuoja ja viestintä

Sitoudumme pitämään salassa VR:n omat, asiakkaidemme ja muiden liikekumppaniemme liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot sekä henkilöstöä koskevat luottamukselliset tiedot.

VR:n liiketoimintaan, asiakkaisiin tai henkilöstöön liittyviä yrityssalaisiksi tai luottamuksellisiksi tarkoitettuja tietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille työsuhteen aikana tai sen päättymisen jälkeen.

Yrityssalaista ja luottamuksellista tietoa on säilytettävä siten, että vain työtehtävissään sitä tarvitsevat pääsevät siihen käsiksi. Jokaisen on noudatettava tietoturvasta annettuja ohjeistuksia.

Viestintämme on vastuullista, avointa, asiakaslähtöistä sekä dynaamista. VR:n puolesta lausuntoja julkisuudessa antavat henkilöt, joiden toimenkuvaan asia kuuluu. Varmistamme tehokkaan tiedonkulun myös yhtiön sisällä. Sisäinen viestintä on avointa, rehellistä ja työtovereita kunnioittavaa. Sosiaalisessa mediassa käytävässä keskustelussa on noudatettava asiasta annettua ohjeistusta.

9. Yhteistyökumppanit

Edellytämme yhteistyökumppaniemme toimivan eettisesti hyväksyttävällä tavalla.

Emme tee yhteistyötä sellaisten yritysten kanssa, jotka eivät omassa toiminnassaan noudata lakeja ja joiden toiminta ei ole eettisesti hyväksyttävää.

Edellytämme, että tavaran- ja palveluntoimittajamme, aliurakoitsijamme, edustajamme, työyhteenliittymäkumppanimme ja muut yhteistyökumppanimme noudattavat VR:n hankintatoimen eettisiä ehtoja tai eettisiä ohjeita, jotka vastaavat näiden toimintaohjeiden sisältöä.

10. Lisätietoja

Lisätietoja näiden eettisten toimintaohjeiden noudattamisesta saat esimieheltäsi, oman yksikön tai divisioonan HR-päälliköltä tai VR:n lakimiehiltä.