Näin käsittelemme henkilötietojasi

Haluamme suojata yksityisyyttäsi mahdollisimman hyvin ja siksi suhtaudumme tietosuojaasi vakavasti. Käytämme henkilötietojasi vain ennalta kertomiimme käyttötarkoituksiin ja käsittelemme henkilötietojasi yksityisyyttäsi vaarantamatta.

Käsittelemme henkilötietojasi vain siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn kannalta tarpeellista. Voit olla huoleti, sillä tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

Alla löytyvistä tietosuojaselosteista saat lisätietoa yksityisyytesi suojasta. Kerromme tietosuojaselosteissa esimerkiksi:

·       Mitä henkilötietoja keräämme ja mitä tarkoituksia varten.

·       Milloin ja miten voimme jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppanien kanssa.

·       Mitä oikeuksia sinulla on, ja miten esimerkiksi pääset tarkastelemaan henkilötietojasi.

 

Tietosuojaseloste: VR:n Kinnin ympäristövahinko

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5

PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Anna Melleri
VR-Yhtymä Oy
PL 488
00101 Helsinki

Tietosuojavastaava
Päivi Minkkinen

Ota yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä sähköpostitse: [email protected]

3. Mihin tarkoitukseen käytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja kerätään ja käytetään Kinnin ympäristövahingon hoitoon ja tiedottamiseen.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi hoitaaksemme lakiin sekä viranomaismääräyksiin perustuvat velvollisuudet turvallisuutta ja vastuullisuutta unohtamatta. Tällöin käsittelyn perustana on lakisääteinen velvoite.

Henkilötietojasi voimme siirtää VR-konsernin sisällä ja viranomaisille ja vakuutusyhtiölle oikeutettuun etuun perustuen, jos siihen on erityistä syytä.

4. Tietolähteet

Henkilöihin ja yrityksiin liittyviä tietoja keräämme ensisijaisesti henkilön itsensä lähettämästä sähköpostista tai yhteydenotosta ja maanmittauslaitokselta saamastamme kiinteistötiedoista ja suoraan viranomaisilta.

5. Henkilöistä kerättävä tieto

Käsittelemme alla kuvattuja henkilötietoja.

·       Nimi

·       Osoite

·       Puhelinnumero

·       Sähköpostiosoite

·       Kiinteistötiedot

·       Asiakaspalvelupuheluiden nauhoitukset

·       Asiakaspalautteeseen, korvaushakemuksiin ja niihin vastaamiseen liittyvät tiedot, ml. pankkiyhteystiedot

Käsittelemme alla kuvattuja yrityksiin liittyviä tietoja

·       Yrityksiltä voimme kerätä lisäksi yrityksen yhteyshenkilön sekä muiden yrityskäyttäjien nimen ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

·       Palautteeseen, korvaushakemuksiin ja niihin vastaamiseen liittyvät tiedot, ml. pankkiyhteystiedot

6. Henkilötietojen käsittelijät

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä, palveluiden tuottamisessa sekä erilaisissa tutkimus- ja kehitystehtävissä. Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä. Tämä taataan organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan.

Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita.

9. Oikeudet

Asiakkaana ja Kinnin ympäristövahingon mahdollisena asianosaisena sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi tekemällä tietosuojapyynnön [email protected] -sähköpostiin. Vaihtoehtoisesti voit tehdä pyynnön VR:n asiakaspalvelun kautta puhelimitse. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa Toteutamme näitä oikeuksia tässä kuvatulla tavalla, huomioiden soveltuvat lait ja niiden asettamat rajoitukset.

Asiakkaana ja Kinnin ympäristövahinkoon mahdollisena asiaosaisena sinulla on seuraavat tietosuojaan liittyvät oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada VR:ltä jäljennös omista henkilötiedoistasi sekä vahvistus siitä, olemmeko käsitelleet henkilötietojasi. Jäljennös toimitetaan ensisijaisesti salattuna sähköpostina tai vaihtoehtoisesti asiakirjana postitse. Osaan tiedoista, kuten puhelintallenteisiin, pääsee käsiksi vain vierailemalla VR:n toimipisteessä.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Asiakasohjemaan liittyneenä voit muokata henkilötietojasi suoraan verkkosivujemme kautta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite ja yhteystiedot.

3. Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voida poistaa.

4. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä kanssasi. Mikäli olet sitä mieltä, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

Varmistamme henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.