Verstas voitti Vuoden paras intranet -kilpailun

VR Group vei Verstaallaan voiton suomalaisia intranet-ratkaisuja vertailevassa Vuoden paras intra -kisassa. Erityisesti tuomaristoa Verstaassa ihastutti kokonaisuuden hallinta, digitaalisen työn mahdollistaminen koko henkilökunnalle sekä eri työntekijäryhmien huomioiminen.

Kisaan osallistui reilu parikymmentä erilaista intranet-ratkaisua suomalaisista yrityksistä ja yhteisöistä. Mitalikolmikkoon ylsivät Verstaan lisäksi LähiTapiola ja Haaga-Helia omilla ratkaisuillaan.

Kilpailun järjesti tänä vuonna sisäisen viestintään ja sen teknologioihin erikoistunut Sininen Meteoriitti yhdessä Microsoftin, Dinglen, Episerverin ja Vapa Median kanssa.

Kokonaisuuden hallintaa ja uusia välineitä

Kisassa painotettiin tänä vuonna kolmea teemaa: työyhteisön huomioiminen, tavoitteiden jalkauttaminen sekä välineiden valinnanvapaus. Näiden kolmen alueen kautta tuomaristo pyrki löytämään käyttäjien ehdoilla tehtyä, koko organisaation yhteistä viestinnän ja digitaalisen työn ratkaisua.

– Nyt puhutaan paljon sosiaalisista intraneteistä, mutta ihmisten osallistaminen aiheuttaa haastetta viestintäihmisille. Intraneteissä, ihan kuten verkkosivuillakin, haasteena on usein myös tiedon löytäminen. Loogiseen rakenteeseen, tageihin ja tiedon järjelliseen määrään kannattaa kiinnittää huomiota", neuvoo Minna-Liisa Nurmilaakso, ProComin viestintäpäällikkö.

Kokonaisuuden hallinta ja digitaalisen työn mahdollistaminen nykyaikaisilla välineillä, sekä niiden käyttöönoton kouluttaminen korostuu mitä suurempiin yrityksiin mennään. Tuomariston mielestä VR Groupin Verstas täytti nämä kaikki kolme kriteeriä ja ansaitsi siksi kisan voiton.

Intra kaikkien käyttöön

Verstaan uudistustyö käynnistyi 2013, ja uusi Microsoftin Office 365-pilvipalveluun perustuva Verstas otettiin käyttöön vuotta myöhemmin. Tämän jälkeen kehitystyö on jatkunut keskeytyksettä tiiviissä yhteistyössä viestinnän, IT-palvelujen ja yksiköiden kesken.

Yksi keskeisistä tavoitteesta Verstaan uudistustyössä oli tuoda digitaalinen viestintä ja vaivaton yhteistyö koko henkilöstön ulottuville. Uusi intranet on saavutettavissa missä ja milloin tahansa, millä tahansa laitteella riippumatta käyttäjän roolista. Nyt jokaisella työntekijällä veturinkuljettajasta johtajiin on mahdollisuus päästä Verstaalle ja jokainen voi olla yhteydessä kollegoihinsa.

– Tottakai tällainen tunnustus tuntuu hyvältä. Intranetin uudistuksena liikkeelle lähtenyt prosessi on johtanut VR Groupissa uudenlaiseen toimintakulttuuriin niin intran hallinnassa ja kehittämisessä kuin intraa käyttävien työntekijöiden arjessa, Verstaan päätoimittaja Sanna Keränen kertoo ja jatkaa.

– Monesti me huomaamme työssämme vain ne puutteet ja ongelmat, jotka odottavat vielä ratkaisuaan emmekä näe sitä hyvää, jonka olemme jo saaneet aikaiseksi. Voitto kertoo meille, että kaikesta tästä huolimatta meidän Verstas on melkoinen tekijä Intranetien joukossa, olemme tehneet paljon ja monessa asiassa olemme edelläkävijöitä.

– Voitto on iso kiitos koko Verstaan kehitysryhmälle sekä toimittajana toimivalle Innofactorille. Yhdessä olemme tehneet ja teemme edelleen sitkeästi töitä käyttäjiä mahdollisimman hyvin palvelevan intranetin eteen, Keränen kiittää.

– Taipuminen työntekijäryhmän mukaan tekee Verstaasta intranettien ehdotonta kärkeä. Tuon kokoisessa organisaatiossa intra on parhaimmillaan jopa liiketaloudellisiin tavoitteisiin merkittävästi vastaava työväline, ja tässä tapauksessa näen VR:n tavoittelevan ja ehkä jopa saavuttavan tuota tavoitetta, sanoo tuomariston puheenjohtaja Ulla Koho, joka työskentelee Buenassa sisällöntuottajana ja käsikirjoittajana.

 - Helian intra on ulkoasultaan paras ja sisältää myös hyödyllisiä toimintoja, mutta VR Groupin intra vie pisteet kotiin nimenomaan sillä, että myös kentällä olevat työntekijät on saatu käyttämään Verstasta. Se on ainakin meidän firmalle iso haaste. VR:llä on varmaankin onnistuttu myös siksi että intra on rakennettu niin vahvasti työn ympärille, toteaa tuomariston jäsen Hanna Karppi, joka omassa työssään vastaa Skanskan globaaleista digitaalisista kanavista.

Haaga-Helia ja LähiTapiola veivät loput palkintopaikat

Toiseksi kilpailussa sijoittui Haaga-Helian intranet, joka sai kiitosta niin ulkoasusta kuin käyttäjien mukaan ottamisesta. Yhdessä työskentely, avoimuus, jakaminen ja välittäminen, jotka ovat Haaga-Helian intran kivijalat, toteutuvat palvelussa hyvin. Valo Intranetin päälle rakennettu sosiaalinen intranet keräsi kiitosta ulkoasusta sekä lanseerausmarkkinoinnista.

Kolmanneksi tullut LähiTapiolan intranet on 26 yhtiön ja yli neljäntuhannen käyttäjän palvelu, joka nostaa myös liiketoimintojen lukuja avoimesti työntekijöiden käyttöön. LähiTapiola sai kiitosta selkeästä kokonaisuudesta sekä liiketoiminnallisesta lähestymistavasta.

Kisan tuomaristoon kuuluivat tänä vuonna:

• Ulla Koho, Buena
• Juho Jokinen, Dingle
• Ilona Hiila, Vapa Media
• Hanna Karppi, Skanska
• Miika Niemelä, Episerver
• Minna-Liisa Nurmilaako, ProCom
• Markus Nieminen, Dynamo&Son
• Harri Mikkanen, Microsoft
• Tiina Manninen, Sininen Meteoriitti