Tietosuojaseloste VR:n yhteistyökumppaneiden ja niiden työntekijöiden tiedoista

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oyj ja muut työnantajayhtiöt itsenäisenä rekisterinpitäjä (jäljempänä VR)

Y-tunnus:1003521-5
Postiosoite: PL 488, 00096 VR
Käyntiosoite: Radiokatu 3, 00240 Helsinki
Puh. 029 4343

2. Rekisterin yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

VR:n tietosuojavastaava:
Sähköposti: [email protected]

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään VR:n ja sen konserniyhtiöiden yhteistyösopimusten tehtävien toteuttamiseen liittyen.

Yhteistyökumppanien työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

Yhteistyösopimuksen täytäntöönpano

Henkilötietojen käsittely on tarpeen yhteistyösopimuksen täytäntöön panemiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi.

Tähän sisältyy muun muassa:

Sopimusten hallinta ja yhteydenpito
Sopimuksen mukaisten tehtävien koordinointi
Käyttöoikeuksien, kulkulupien ja henkilökorttien myöntäminen
Koulutusten järjestäminen ja niiden suorittamisen seuranta

Oikeutettu etu

Tietyissä tilanteissa henkilötietoja käsitellään VR:n oikeutetun edun perusteella silloin, kun käsittely on tarpeen toiminnan turvallisuuden, laadun tai kehittämisen kannalta, eikä rekisteröidyn oikeudet syrjäytä käsittelyä.

Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:

Turvallisuuden ja työturvallisuuden varmistaminen (kulunvalvonta, sijaintitietojen käsittely tietyissä tehtävissä)
Tietoturvan ylläpito
Puheluiden tai asiakasviestinnän tallentaminen laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi
Yrityksen oikeuksien ja velvollisuuksien täyttäminen tai puolustaminen
Kameravalvonta, josta on oma seloste Tietosuoja - VR

Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

Henkilötietoja voidaan myös käsitellä VR:lle laissa asetettujen velvoitteiden täyttämiseksi liittyen muun muassa kirjanpitoon.

4. Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötiedot

Tämän rekisterin tarkoittamia rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka eivät ole suoraan työsuhteessa VR:ään ja jotka voivat saada pääsyn VR:n toimitiloihin ja/tai tietoverkkoon ja/tai VR:n asiakas- tai työntekijädataan.

Rekisteröityjen osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Perustiedot, mukaan lukien henkilötunnus ja valokuva
Yhteystiedot
Organisaatiotiedot
Yhteistyösopimuksen tiedot
Käyttöoikeudet VR:n järjestelmiin
Kulkuoikeudet ja kulunvalvonnan tiedot, sijaintitiedot erikseen määritellyissä tehtävissä
Työvälineitä koskevat tiedot, mukaan lukien henkilökorttitiedot
Työvuorotiedot ja työsuoritteet
Tiedot osallistumisesta VR:n koulutuksiin
Kameravalvonta- tai puhelutallenteet, silloin kun niiden käsittely on tarpeen työtehtävien hoitamisen tai turvallisuuden varmistamisen kannalta

Kaikista rekisteröidyistä ei kerätä kaikkia edellä mainittuja henkilötietoja.

5. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta, joka toimii VR:n yhteistyökumppanina. Henkilötietoja voidaan kerätä myös kolmansilta tahoilta henkilön suostumuksella, yhteistyösopimukseen perustuen tai suoraan lain nojalla. Tällaisia kolmansia tahoja voivat olla esimerkiksi VR:n yhteistyökumppani.

6. Tietojen käsittelyyn osallistuvat VR:n ulkopuoliset tahot

Henkilötietojen käsittelyssä hyödynnetään ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka tukevat rekisterinpitäjän toimintaa.

Näitä tehtäviä ovat muun muassa:

IT-järjestelmien ylläpito ja kehittäminen
Puhelinvaihdepalvelut
Koulutusten järjestäminen
Henkilökorttien valmistus ja viestinnän tukipalvelut

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja lukuumme, ja niiden toimintaa ohjaavat voimassa oleva lainsäädäntö sekä tätä selostetta vastaavat sopimus- ja tietoturvavelvoitteet.

7. Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta VR:n ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta. Tietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa seuraaville toimijoille:

Viranomaiset, kuten Verohallinto, Traficom, OTKES, Rajavartiolaitos, Tulli, Poliisi ja Väylävirasto
Vakuutusyhtiöt
Koulutusorganisaatiot
Asiakkaat ja toimittajat, silloin kun se on tarpeen esimerkiksi laskutuksen toteuttamiseksi
Venäjän rautatieyhtiö RZD, Venäjälle matkustaneen ja siellä liikennöineen henkilöstön osalta

8. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen eikä myöskään sellaisten maiden ulkopuolelle, joiden osalta Euroopan komissio on antanut päätöksen riittävästä tietosuojan tasosta. Jos siirto on kuitenkin tarpeen, se toteutetaan vain silloin, kun riittävä tietosuojan taso on varmistettu voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti - esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita asianmukaisia suojatoimia.

EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvien työmatkojen yhteydessä matkustamiseen liittyviä välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille (esimerkiksi rajavartioviranomaisille). Venäjälle suuntautuvan junaliikenteen osalta tietoja voidaan luovuttaa Venäjän rautatieyhtiölle (RZD), silloin kun se on matkustamisen ja liikennöinnin kannalta välttämätöntä.

Tietojen siirtoa voi tapahtua myös tietosuoja-asetuksen sallimissa erityistilanteissa, esimerkiksi työntekijän ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Siirtona pidetään myös henkilötietojen käsittelyä tai tarkastelua EU/ETA-alueen ulkopuolelta, mikä voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun työntekoon tarkoitettuja sovelluksia käytetään EU/ETA-alueen ulkopuolella.

9. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

VR käsittelee henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy sen perusteella, mihin tarkoitukseen tietoja on kerätty ja millä oikeusperusteella niitä käsitellään. Säilytysaikoihin voi vaikuttaa muun muassa mahdolliset lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolakiin liittyvät vaatimukset.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Työntekijällä ja entisellä työntekijällä on oikeus saada tietoa henkilötiedoistaan, joita VR käsittelee, sekä käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä lähettämällä yhteydenoton sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai kohdassa 1 ilmoitettuun osoitteeseen.

VR varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen käsittelyn aloittamista.

Jos tunnistaminen onnistuu, pyyntö käsitellään alla kuvatulla tavalla.
Jos tunnistamista ei voida varmistaa tai pyyntöä ei voida muusta syystä toteuttaa, VR ilmoittaa asiasta ja perustelee päätöksen.

VR vastaa tietosuojapyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella. Mikäli määräaikaa jatketaan, VR ilmoittaa viivästyksen syyn kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

Alla on kuvattu rekisteröityjen oikeudet sekä niiden käyttämisen periaatteet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista. Jäljennös toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti salatulla sähköpostilla tai vaihtoehtoisesti asiakirjana kirjattuna kirjeenä postitse.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

3. Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi")
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja yhteistyösopimuksen voimassaoloajan ja vielä sen päättymisen jälkeen. Oikeutta tietojesi poistamiseen ei ole, jos käsittely on tarpeen VR:n sovellettavan lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

4. Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä laissa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

5. Käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin toiselle palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen. Tiedot toimitetaan työntekijälle salatulla sähköpostilla.

7. Oikeus peruuttaa suostumus
Niissä tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli rekisteröity katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, rekisteröity voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

11. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

Päivitetty 6.11.2025
Luotu 18.5.2018