Hankinnan tietosuojaseloste
11.08.2021
Tietosuojaseloste, VR Groupin hankinta
Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt
1. Rekisterinpitäjä
VR-Yhtymä Oy (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Radiokatu 3
PL 488
00101 Helsinki
puh. 0307 10
2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
VR-konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava(a)vr.fi
VR:n hankinnan tietosuojayhteyshenkilö: info.procurement(a)vr.fi
Tietopyynnöt ja yhteydenotot: info.procurement(a)vr.fi
3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset
VR:n toimittajien ja toimittajien alihankkijoiden yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Hankintasopimusten, hankintaprosessien ja ostotilausten valmistelu, käsittely ja arkistointi
- Toimittajayhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvät yhteydenotot
- VR:n toimittajayhteistyön tilastointi, raportointi ja suunnittelu
- VR:n toimittajien ja heidän alihankkijoiden sekä heidän toimittamien tuotteiden ja palveluiden laadun sekä vastuullisuuden varmentaminen
Toimittajien ja toimittajien alihankkijoiden yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden henkilötietojen käsittely perustuu:
Sopimukseen: Käsittelemme toimittajien ja toimittajien alihankkijoiden yhteishenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa toimittaja on osapuolena.
Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esimerkiksi hankinta-asiakirjoille asetettujen velvoitteiden mukaisesti.
Oikeutettuun etuun: Toimittajan yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään toimittajasuhteen hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.
4. Tietolähteet
Pääsääntöisesti VR kerää hankintoihin liittyviä tietoja hankintasopimuksilla, ostojärjestelmillä, toimittajarekistereillä ja -tietokannoilla, yhteyshenkilörekistereillä, sopimustietokannoilla, toimittajien VR Groupin toimittajaksi -ilmoittautumislomakkeilla, erilaisista julkisista tai kaupallisista tietolähteistä sekä erilaisilla toimittajien toimintaa arvioivilla kyselyillä. VR Groupin toimittajien ja toimittajien alihankkijoiden yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tiedot kerätään yhteistyökumppanina toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.
5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät
Rekisteröidyt: VR Groupin toimittajien ja heidän alihankkijoiden yhteyshenkilöt sekä valitut asiantuntijat
Perustietoja, muun muassa:
- Toimittajan ja toimittajien alihankkijoiden perustiedot, kuten yrityksen nimi, y-tunnus, postiosoite, laskutustiedot
- Toimittajan ja heidän mahdollisten alihankkijoiden yhteyshenkilöiden sekä valittujen asiantuntijoiden yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.
Emme luovuta toimittajatietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.
7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
8. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Toimittajien ja heidän alihankkijoiden yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyyn liittyvistä syistä, ellei niiden poistosta sovita kohdan 9 mukaisesti. Yleisesti ottaen seuraamme seuraavia tiedon säilytysaikoja:
- Sopimukset ja niissä olevat henkilötiedot: säilytysaika kymmenen (10) vuotta hankintasopimuksen voimassaoloajan loppumisesta
- Tarjousasiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot: säilytysaika kymmenen (10) vuotta hankintasopimuksen voimassaoloajan loppumisesta
- Potentiaalisten toimittajien rekisterissä olevat henkilötiedot: säilytysaika viisi (5) vuotta rekisteröitymisestä potentiaaliseksi toimittajaksi
- Muissa tapauksissa käsiteltävät toimittajien ja heidän alihankkijoidensa henkilötiedot: Henkilötietoja säilytetään yhteyshenkilörekisterissä sen ajan, minkä Toimittajan kanssa tehty sopimussuhde jatkuu tai VR Groupilla on muilta osin tietojen tarve sellaiseen tarkoitukseen, joka liittyy sopimussuhteeseemme Toimittajan kanssa.
9. Rekisteröityjen oikeudet
VR Groupin toimittajan yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä: [email protected]. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:
1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.
4. Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
5. Käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
7. Oikeus peruuttaa suostumus
Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.
10. Tietojen suojaamisen periaatteet
VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.
